Yritystapahtumien resursseilla tarkoitetaan pääosin henkilöresursseja. Jotta yritystapahtumasta tulee totta, tarvitset avuksesi tehokkaan ja toimivan tiimin. Yritystapahtumat ovat vaativia. Eri roolit vaativat asiantuntijatason osaamista. Tarvitaan kokeneita ammattilaisia, jotka hoitavat omat tehtävänsä rutiininomaisesti ja asiantuntevasti.   Suuremmissa tapahtumissa, myös yritystapahtumissa, ovat mukana esimerkiksi promootiokoordinaattorit, ohjelmakoordinaattorit, markkinointikoordinaattorit, mainostoimistot, viestintätoimistot, järjestyksen valvojat, hospitality-vastaavat, varuste- ja tekniikkavastaavat, tapahtumapaikan vastaavat, kaupallisesta yhteistyöstä vastaavat ja niin edelleen. Paljon henkilöresursseja siis, ja koska sinä vastaat loppupeleissä koko yritystapahtumasta, vastaat myös tiimin palkkaamisesta ja hallinnoimisesta. Mikäli johdat tätä orkesteria, yritystapahtuman eri sidosryhmät raportoivat tekemisistään suoraan sinulle. Monipuolisten henkilöresurssien lisäksi tarvitset siten myös osaamista yritystapahtuman järjestämisestä ja hallinnoimisesta, koska muutoin ennen kuin huomaatkaan, jo kiireinen päiväsi muuttuu kaaokseksi.

Kaikissa tapahtumissa tapahtumapaikka on olennainen osa onnistumista. Tapahtumapaikan osalta ei luonnollisesti kannata eikä pysty takertua vain yhden yrityksen tarjoamiin vaihtoehtoihin. Jokaiseen yritystapahtumaan tulee mukautua yksilöllisesti ja asiakaskohtaisesti. Kun etsit sopivaa paikkaa, laadi aluksi lista tärkeimmistä asioista joita tapahtumapaikassa tulee olla tai mitä paikan päällä tulee olla mahdollista toteuttaa.   Pohdi esimerkiksi seuraavia asioita. Miten paljon tarvitset tilaa ja minkälaista tilaa sen tulee olla. Tarvitsetko esimerkiksi vain tyhjää tilaa vai toisistaan eristettyjä alueita? Minkälaisia viranomaisrajoituksia tilalla on? Onko tilalla tarjota valmiina kalusteita, tekniikka tai palveluja? Onko jo myöhäistä varata tila? Varmista hyvissä ajoin etukäteen, että tila on vapaana.   Toisiin tiloihin kuuluu ennakkovarausmaksu – selvitä ennakkomaksu ajoissa. Mikäli kyseessä iso yritystapahtuma keskellä metsää, onko jotain mikä voi aiheuttaa yllättäviä ongelmia? Esimerkiksi matkapuhelinverkkojen kapasiteetti. Miten vieraat saapuvat yritystapahtumaan – onko tapahtumapaikalla tilaa isoille linja-autoille tai sadoille henkilöautoille?

Mikäli sinulla ei ole riittävästi budjettia yritystapahtuman toteuttamiseen ja tapahtuman luonteeseen sopii, voit tarkastella asiaa myös yhteistyökumppanien ja yrityssponsorien kautta. Suuret ja tunnetut yhteistyökumppanit voivat antaa myös yritystapahtumille merkittävää taloudellisesta tukea.   Tunnetut yhteistyökumppanit antavat yritystapahtumalle vakautta, uskottavuutta ja houkuttelevat mukaan myös muita yrityksiä. Pelkästään oikeilla yhteistyökumppaneilla yritystapahtuman mahdollisuudet onnistua moninkertaistuvat. Tunnettujen yhteistyökumppanien kautta voi myös avautua rahanarvoisia pr-mahdollisuuksia eri kanavissa sosiaalisesta mediasta televisioon. Ja mitä enemmän yhteistyökumppaneita löytyy mukaan jakamaan yritystapahtuman taloudellista riskiä, sitä pienemmäksi potti jokaisen osalta muodostuu ja sitä pienempi riski on myös sinulle itsellesi, yritystapahtumaa järjestävälle taholle. On tärkeää tunnistaa toimialat, joille järjestämäsi yritystapahtuma soveltuu ja on houkutteleva. Yhteistyökumppanit eivät tuotteillaan, palveluillaan tai brändiarvoillaan saa olla ristiriidassa järjestettävän tapahtuman kanssa. Mieti mitä näkyvyyttä yhteistyöyritykset haluavat tapahtumaltasi? Suunnittele valmiita, mutta räätälöitäviä kumppanipaketteja. Huomioi myös, että yksittäinen suuri yhteistyökumppani voi haluta eksklusiivisen tai koko näkyvyyden.   Kun keskustelet yhteistyöstä eri yritysten kanssa, tunnista todelliset päättäjätason henkilöt. Se voi löytyä markkinointipuolelta, mutta toisinaan suuremmissakin yrityksissä on tarpeen päästä keskusteluväleihin suoraan ylimmän johdon kanssa. Oikeiden kontaktien lisäksi liikkeellä tulee olla oikeaan aikaan ja erityisesti ajoissa! Mitä isompi yritys, sitä todennäköisesti budjetit päätetään hyvissä ajoin ennen seuraan tilikauden alkua.

Riippumatta siitä, onko käytössäsi paljon vai vähän rahaa, yritystapahtuman budjetti on aina yksi tärkeimmistä asioista. Budjetti kulkee käsikädessä kaikenlaisten tapahtumien kanssa. Yritystapahtuma, oli se sitten yrityksen sisäinen tilaisuus, tuotelanseeraus tai vaikkapa iso konsertti, ilman riittävää budjettia ei yritystapahtumaa yksinkertaisesti voi toteuttaa. Lähes poikkeuksetta rahoituksen järjestäminen miltä tahansa taholta vaatii yksityiskohtaisesti ja hyvin suunnitellun budjetin.   Olennaisimmat yritystapahtuman budjettiin vaikuttavat asiat: Tapahtuman markkinointikulut, tapahtuman esiintyjäkulut, tapahtumapaikan kulut, tapahtuman ääni- ja valotekniikkakulut, tapahtuman henkilöstökulut, tapahtuman somistekulut, tapahtuman mainostoimisto- ja pr-kulut ja tapahtuman henkilökuljetuskulut / logistiikkakulut.

Lopuksi hieman kevyempää suunniteltavaa. Suunnittele Yritystapahtumalle mieleenpainuva brändi-ilme ja markkinointi. Nyt voi miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin. Mikä on yritystapahtumasi teema? Minkälainen on yritystapahtuman logo? Mikä on yritystapahtuman nimi? Onko kautta linjan jonkin tietty tyyli ja kantava ajatus? Pitääkö brändi-ilmeessä huomioida jotain erityistä? Missä kanavissa haluat olla esillä?   Yritystapahtumasi suunnittelu on nyt hyvällä mallilla, mutta niin pienet kuin isot yritystapahtuvat tarvitsevat markkinointia, erityisesti ensimmäisellä kerralla. Televisio, radio, sosiaalinen media, sisältömarkkinointi, lehdet, digimainonta, messut, hakukoneoptimointi, blogiyhteistyö, vaikuttajamarkkinointi, listan vain jatkuen. Nykypäivän markkinointi on kirjava paketti erilaisia vaihtoehtoja, yhdessä ja erikseen. Päätä missä haluat näkyä ja ketä haluat tavoittaa.

Kun yritystapahtuman järjestäminen lähestyy ja tarvitsette apua tapahtuman kanssa, autamme mielellämme. Voimme esimerkiksi toteuttaa yritystapahtuman osatoteutuksena yhdessä kanssanne tai vain konsultoiden antaa parhaat neuvot sekä vinkit. Osatoteutuksessa vastaamme erikseen sovituista osista konsultoinnista käytännön toteutukseen. Kun kyse on vain konsultoinnista, opastamme ja mentoroimme yrityksenne askel askeleelta tapahtuman eri vaiheiden läpi, alusta loppuun. Yritystapahtuman osatoteutus ja puhdas tapahtumakonsultointi ovat kustannustehokkaita tapoja saada asioita eteenpäin, samalla helpottaen omaa työkuormaa. Oli sitten kyse talon rakentamisesta tai yritystapahtuman järjestämisestä, asioilla on tapana edetä paljon tehokkaammin, kun ammattilaiset ovat mukana auttamassa. Entä miten tapaukset, joissa sinä, meidän asiakkaamme, haluat siirtää vastuun tapahtuman järjestämisestä kokonaan meille? Mikäli aikataulusi eivät anna periksi ja tarvitset enemmän apuvoimia, jätä huoletta vastuu tapahtuman järjestämisestä harteillemme. Otamme hallitusti ohjat käsiimme ja toteutamme tapahtuman suunnittelupöydältä toteutukseen, vastaten korkeimpiakin odotuksiasi. Kokonaistoteutuksessa vastaamme yritystapahtuman kaikista osa-alueista ja toteutuksesta kokonaisuudessaan, suunnittelupöydältä valmiiseen konseptiin. Kaikki tehdään vaivattomasti avaimet käteen ja voit rauhassa keskittyä yrityksen muihin tärkeisiin asioihin.   Yritystapahtuman kokonaistoteutuksella säästät aikaa, vaivaa ja rahaa. Asiakkaanamme saat käyttöösi kokeneen ja osaavan kontaktiverkostomme. Hyödyt toimittajariippumattomasta ja joustavasti skaalautuvasta palvelupalvelukonseptistamme. Tarjoamme kokonaistoteutuksen kilpailukykyisesti hinnoiteltuna pakettiratkaisuna, jossa kaikki on valmiiksi huomioitu.